Skal alle dokumenter med over i et nyt system? Ikke nødvendigvis. Denne artikel viser, hvorfor migrering af dokumentation kræver langt mere arbejde end arkivering, og hvordan en fagligt funderet opdeling kan øge kvaliteten, spare ressourcer og skabe mere luft frem mod go-live. 

Vi kan tage udgangspunkt i en case, vi har haft hos Strator; I forbindelse med udskiftningen af et dokumentstyringssystem skulle vi håndtere flere millioner dokumenter i et stærkt reguleret miljø. Omkring 10 procent af dokumentationen skulle videre til aktiv anvendelse i det nye system. Resten skulle fortsat bevares, men ikke bruges i det daglige arbejde, og blev derfor placeret i et arkiv. 

Fordelingen af arbejdsindsatsen var påfaldende. Migreringen af de cirka 10 procent krævede omkring 90 procent af arbejdsindsatsen. Arkiveringen af de resterende 90 procent – cirka tre millioner dokumenter – krævede de sidste 10 procent, og det selv om dokumenterne i arkivprocessen skulle tilføres udvalgte metadata samt retentionstid og organiseres i virtuelle arkivbokse. 

Det var ikke udtryk for, at arkiveringen blev taget let. Forskellen skyldtes, at dokumentation, der skal bruges aktivt i et nyt system, skal tilpasses en ny sammenhæng. Dokumenterne skal passe ind i systemets struktur, metadata skal mappes og eventuelt beriges, og resultatet skal kontrolleres. Information, der fortsat skal bevares, men ikke længere indgå i den daglige anvendelse, kan håndteres langt enklere, fordi den ikke skal tilpasses alle de strukturer og arbejdsgange, som gælder for den aktive dokumentation. 

Eksemplet peger på en central beslutning i en større migrering: Det er ikke nødvendigvis al information, der bør tages med ind i det nye system. Organisationen bør i stedet tage stilling til, hvilken fremtid informationen skal have. Noget skal migreres til fortsat anvendelse, noget skal arkiveres, og noget kan efter en kontrolleret vurdering kasseres. 

Det dyre er at gøre dokumentationen anvendelig i en ny sammenhæng 

De cirka 10 procent af dokumentationen, der skulle ind i det nye system, blev først udvalgt, og derefter skulle de forberedes til en ny måde at blive anvendt på. 

Formålet med at indføre det nye system var at understøtte automatisering af dele af en proces, som ikke tidligere havde været automatiseret. Det krævede flere og uddybende data om de produkter, som dokumenterne omhandlede. Centrale produktoplysninger fandtes allerede i organisationens ERP-system. Opgaven var derfor at skabe en logisk forbindelse mellem dokumenterne og de relevante oplysninger og berige dem under migreringen. 

En del af dokumentationen kunne automatisk matches med oplysningerne fra ERP-systemet. Datakvaliteten og registreringspraksis i det gamle dokumentstyringssystem betød imidlertid, at sammenhængen ikke kunne etableres automatisk for alle dokumenter. Nogle dokumenter krævede derfor en manuel forberedelse, før berigelsen kunne gennemføres kontrolleret under selve migreringen. 

Det var med andre ord ikke alene en øvelse i at flytte eller tilpasse eksisterende metadata fra et felt til et andet. Dokumentationen skulle forbindes med oplysninger fra et andet forretningssystem og bringes op til et niveau, hvor den kunne indgå i nye, automatiserede arbejdsgange. 

De 10 procent var ikke én ensartet dokumentmængde. De bestod af flere grupper af dokumenter, som hver havde deres egne karakteristika, særheder og behov for berigelse. Reglerne for udvælgelse, matching og tilpasning måtte derfor fastlægges særskilt for de forskellige grupper. 

Det forklarer, hvorfor en relativt lille del af den samlede dokumentmængde kunne kræve hovedparten af arbejdsindsatsen. Dokumenterne skulle ikke blot nå frem. De skulle fungere rigtigt i den nye sammenhæng og understøtte det formål, som det nye system var etableret for.  

Det er ét konkret eksempel, men kombinationen er velkendt fra vores arbejde med migreringer: Det nye system skal understøtte en ny eller ændret praksis, data i det eksisterende materiale er ikke nødvendigvis tilstrækkelig til den nye anvendelse, og kun en del af dokumentationen skal fortsat bruges aktivt. 

Faglig indsigt med en høj ”timeløn” 

I denne case er værd at give lidt opmærksomhed til kunden; Anja, en ansat hos vores kunde, sad sammen med os og brugte sin dybe faglige indsigt til at hjælpe os med at være i stand til at skelne mellem den dokumentation, der fortsat skulle anvendes aktivt, og den dokumentation, der alene skulle bevares. 

Tænk, hvor meget hendes timer sparede organisationen af konsulenthonorar til os. Organisationen undgik at bruge ressourcer på at tilpasse, berige, migrere og kontrollere dokumenter, som ikke skulle bruges i det nye system. Hendes reelle “timeløn” i projektet var derfor ganske høj. 

En teknisk analyse kan vise, hvilke dokumenter der findes, hvor store de er, og hvilke metadata de har. Vi eksterne specialister kan handle ud fra den indsigt og forståelse, vi kan tilvejebringe. Men den dybe forretningsforståelse af, hvad dokumenterne bruges til, hvilken dokumentationsværdi de har, og om de fortsat skal indgå i aktive processer, må komme fra dygtige mennesker med faglig indsigt i materialet. 

I denne case havde den indsigt en meget synlig økonomisk værdi. Samtidig gjorde den det muligt at bruge hovedparten af kræfterne på netop den dokumentation, der skulle fungere godt i det nye system. 

Det hele skal håndteres – men ikke på samme måde 

I den konkrete case var der to destinationer for dokumentationen. Den del, der fortsat skulle anvendes aktivt, blev migreret til det nye system. Resten blev arkiveret. Lige i dette eksempel, var der ikke blandt materialet dele, der skulle kasseres. 

I andre sammenhænge kan kontrolleret kassation være en tredje mulighed. Det ændrer ikke ved det grundlæggende princip: Hele informationsmængden skal håndteres, men den behøver ikke at blive håndteret på samme måde. 

Dokumentation, der fortsat skal bruges aktivt, skal fungere i det nye systems struktur og arbejdsprocesser. Den skal kunne findes, forstås og anvendes, og den skal rumme de data, som de nye processer kræver. Derfor kan migreringen indebære både udvælgelse, oprydning, transformation og berigelse. 

Dokumentation, der fortsat skal bevares, men ikke bruges i den daglige drift, har et andet formål. Den skal fortsat kunne genfindes og forstås, og den skal opbevares efter de regler, der gælder for den. Den behøver imidlertid ikke at blive tilpasset alle de funktioner og arbejdsgange, som gælder i det aktive system, så derfor er det som oftest mindre arbejdskrævende. 

Information, der hverken har fortsat anvendelsesværdi eller skal bevares som dokumentation, kan efter en kontrolleret vurdering kasseres. Det kræver stadig en beslutning og en dokumenteret proces. Men det kræver ikke, at informationen først gøres klar til et nyt system. 

Opdelingen er således ikke et valg mellem at tage informationen med eller lade den sejle sin egen sø. Den er en måde at sikre, at hver del af informationsmængden får den behandling, der svarer til dens fremtidige funktion. 

En mindre mængde kan behandles bedre 

Hvis alle de flere millioner dokumenter skulle have været behandlet med samme ambition som den aktive dokumentation, ville opgaven have fået et helt andet omfang. Inden for et fast budget og en fast tidsramme kunne alternativet have været at reducere kvaliteten af behandlingen for at få hele mængden igennem. 

Ved først at skelne mellem den dokumentation, der skulle bruges aktivt, og den dokumentation, der alene skulle bevares, kunne kræfterne koncentreres om den aktive del. Her kunne der arbejdes grundigt med udvælgelse, datakvalitet, berigelse og kontrol, så dokumentationen faktisk kunne understøtte de nye arbejdsgange. 

Adskillelsen efter fremtidig funktion reducerede derfor ikke blot omfanget af migreringen. Den gjorde det realistisk at behandle den vigtigste dokumentation med høj kvalitet og dermed få mere værdi af det nye system. 

Adskillelsen kan også skabe luft frem mod go-live 

Adskillelsen gav rent faktisk samtidigt lidt mere fleksibilitet i projektets tidsplan. 

Projekter kan være under et betydeligt tidspres frem mod go-live, og således også i dette tilfælde. Fordi informationsmængden var adskilt, kunne kræfterne koncentreres om den dokumentation, der skulle være klar til aktiv anvendelse i det nye system fra første dag. 

Arkivering og eventuel kontrolleret kassation af den øvrige information kan i mange tilfælde – som her - gennemføres i et efterfølgende forløb som en del af den planlagte udfasning af det gamle system. Det giver mulighed for at arbejde roligt med den resterende informationsmængde, uden at den belaster den mest kritiske del af projektets tidsplan. 

”Efterfølgende” må dog ikke komme til at betyde ”ubestemt” eller ”aldrig”. Udfasningen skal være planlagt, og der skal være ansvar, ressourcer og en afslutning på arbejdet. Ellers kan det gamle system ende som et spøgelse, der fortsat skal drives og koster, selv om det nye system er taget i brug. 

Det rigtige resultat er ikke nødvendigvis at flytte mest muligt 

Et godt resultat af en migrering er altså ikke nødvendigvis, at så stor en del af det gamle systems indhold som muligt er blevet flyttet ind i det nye. 

Det gode resultat er, at den information, der skal bruges videre, fungerer i sin nye sammenhæng. Den historiske dokumentation, der fortsat skal bevares, er arkiveret forsvarligt. Og information, som der ikke længere er grundlag for at opbevare, bliver håndteret gennem en kontrolleret beslutning. 

Det kræver, at organisationen ser på informationen før migreringen og tager stilling til dens fremtid. Den faglige vurdering koster tid, men casen viser også, hvor meget den kan spare - og hvor stor betydning den kan have for kvaliteten af det nye system. 

Så skal alt virkelig med over i det nye system? Nej. Men det hele skal have en kontrolleret fremtid.