VIDEN
GUIDE TIL DOKUMENTMIGRERING
Nyt system! Så skal dokumenterne bare overføres fra det gamle system.
Det kan lyde nemt, men det er ikke nødvendigvis så enkelt, som man skulle tro…
Projektet bliver forsinket, brugerne kan ikke finde dokumenterne, data går tabt osv.
Forhåbentlig kan denne guide hjælpe jer med at undgå disse ting.
UD AF LOTUS NOTES – VORES ERFARINGER
I mange virksomheder bliver ældre Lotus Notes-applikationer ikke lukket endeligt ned, selvom de er blevet erstattet af nye applikationer. Usikkerhed om, hvordan den information, der er gemt i applikationen, skal håndteres, afholder nemlig virksomhederne fra at tage skridtet fuldt ud. Dette medfører såvel compliance-udfordringer som licensomkostninger. I denne artikel beskriver vi nogle af vores erfaringer med nedlukning af Lotus Notes.
KONTROLLERET TEST – OPRYDNING OG MIGRERING
Det er efterhånden blevet standardprocedure at lave kontrollerede tests, når IT-systemer installeres og opdateres. Desværre er der ikke samme selvfølgelighed omkring test, når man i andre sammenhænge håndterer data. Uopdagede fejl kan have store økonomiske og kvalitetsmæssige konsekvenser, når store mængder data flyttes eller ryddes op. Indsatsen på kvalitetssikring og test skal naturligvis tilpasses risici og alvorlighed, men der bør altid laves en risikovurdering og tilsvarende tests, når data håndteres.
OPRYDNING I DOKUMENTATIONEN – HVAD SKAL DER TIL?
Hvad skal der til for at få ryddet op i dokumentationen? Det gælder om at sætte struktur på opgaven, lægge en plan, og samtidig være klar på at tage nogle beslutninger, der vil kræve tid og kræfter af organisationen. I det følgende vil vi zoome ind på, hvad der skal til for at gennemføre en grundig oprydning i dokumentationen.
RYD OP I DOKUMENTATIONEN
I mange virksomheder bliver stort set al dokumentation gemt – både fordi det er nemt, men også af frygt for at komme til at slette essentielle dokumenter.
I denne artikel sætter vi fokus på hvordan man med grundig, og på sigt løbende, oprydning, genvinder kontrollen over sin dokumentation.
DIGITALT ARKIV – HVAD OG HVORFOR?
Aktive dokumenter skal ligge i et system, hvor de er let tilgængelige og hvor det er nemt at arbejde med dem. Fx et dokumenthåndteringssystem. Men bør inaktive dokumenter også opbevares der, bare fordi de engang har været aktive? Denne artikel ser på den problemstilling.
SEGMENTERET MIGRERING
Når man migrere dokumenter fra ét system til et andet, er det ofte nødvendigt eller ønskeligt at gøre det i flere trin.
Det øger kompleksiteten en hel del, men hvis man kender de største faldgruber, kan de blive håndteret i tide.
ARKIVERE ELLER MIGRERE?
Ved at skelne mellem to forskellige måder at flytte dokumenter fra et eksisterende system til et andet, kan man gribe arbejdet mere nuanceret an og tilrettelægge sin indsats rigtigt.
AUTOMATISERET IMPORT AF DOKUMENTLEVERANCER (TMF’ER)
Vores kunde modtager gentagent en større dokumentationsmængde fra diverse underleverandører. Sammen har vi sat en delvist automatiseret import op, som sikrer at dokumentationen lander i kundens dokumenthåndteringssystem. Denne case er fra life science.
ELEKTRONISKE SIGNATURER OG DOKUMENTMIGRERING
En signatur kan miste sin gyldighed, når dokumenter flyttes fx i forbindelse med ibrugtagning af et nyt system. Vi forklarer problemet, så du kan tage højde for det..
HVORFOR DOKUMENTMIGRERING ER KOMPLEKST
Dokumentmigrering undervurderes ofte ift. kompleksitet og kritikalitet, og vi advarer imod det flere steder her på bloggen. Hvad er det så, det komplekse i en migrering, og hvilke veje er der igennem det? Vi dykker ned i migreringers kompleksitet.
FÅ HELE DOKUMENTET MED I MIGRERINGEN
Hvis vi skal migrere digitale dokumenter, er vi nødt til at være meget præcise om hvad et dokument er, så vi får det hele med. Risikoen ved ikke at være præcise er, at dokumenterne mister deres integritet under migreringen. Vi dykker ned i problemstillingen.
