OPRYDNING
Oprydning i digitale dokumenter
Der har i mange år været en tendens til at gemme alle dokumenter, der blev oprettet. Angiveligt ud fra devisen om at hvis det var vigtigt nok til at blive skrevet, var det vigtigt nok til at gemme. Men som mængden af data og dokumenter omkring os stiger, og med regulerende lovgivninger som GDPR og GxP på banen, er denne strategi ikke længere gangbar.
For at kunne følge med forandringerne i organisationen og jævnlige opdateringer af IT-systemerne, er det nødvendigt at have løbende fokus på data- og dokumenthygiejne. Der skal ryddes op i dokumentationen, både for at opretholde en tilfredsstillende brugervenlighed, hvor dokumenter nemt og overskueligt kan både findes og gemmes, og for at leve op til kravet om “inspektion readiness” og GDPR.
Vi bruger det generelle udtryk “oprydning”, når vi taler om dokumenter. I mangel af et bedre ord omfatter dette hele processen, fra den første fase med overblik over dokumentationen, til slutfasen hvor dokumenterne er sorteret ud i kategorierne: Gemmes, arkiveres og slettes, hvor de dokumenter, der skal gemmes, skal igennem en grundig sortering og opdatering af metadata.
Frem for at håndtere hvert enkelt dokument manuelt, skal oprydningen foregå ved hjælp regler og automatiseringer. Dette sparer ikke blot enorme mængder tid i første omgang, men giver os også mulighed for at etablere tilbagevendende processer efterfølgende.
Sortering
Det første skridt i oprydningen, er en generel sortering. Dokumenterne inddeles i forskellige kategorier, der bestemmer, hvor dokumenterne skal hen, og hvordan de senere ryddes op. Typiske kategorier til sortering er:
- Dokumenter der skal slettes
- Dokumenter der skal arkiveres
- Dokumenter der skal bevares
Ved sorteringen bør der lægges særlig vægt på om dokumenterne er forældede, aktive, overflødige, irrelevante osv.
Der bør omhyggeligt defineres et sæt relevante forretningskriterier, der kan danne grundlag for automatiseringsreglerne.
Oprydning
Selve oprydningen vil for det meste fokusere primært på metadata, hvor dokumentet er gemt, versioner og lovgivning.
Af hensyn til fremsøgning af dokumenterne, generel brugervenlighed og effektivitet, bør metadata verificeres, korrigeres og beriges. Hvis dokumenterne er gemt i mapper, bør disse svare til den nuværende virksomhedsstruktur og forretningsgang.
Endelig vil det i væsentlig grad lette fremtidig overholdelse af GDPR og lignende lovgivning, hvis relevante dokumenter identificeres og tagges med en passende mærkning.
HVORDAN KAN STRATOR HJÆLPE?
Alle vores migrerings-, import- og arkiverings-projekter i årenes løb, har indeholdt en eller anden form for oprydning af dokumentationen. Dette har givet os værdifuld erfaring og stor knowhow om oprydning af digitale dokumenter.
Det har også givet os et indblik i det stadig større behov for oprydning, hos praktisk talt alle vores kunder.
Inden et oprydningsprojekt for alvor går i gang, vil vi som regel starte med en foranalyse, hvor vi hjælper med at identificere tingenes nuværende tilstand, og danne grundlag for projektets udformning.
Typisk vil disse områder blive afdækket i foranalysen:
- Behovet for oprydning
- Omfanget af opgaven (al dokumentation, én afdeling, ét system?)
- Tidsperspektiv
- Ressourcetræk på forretningen
Vi kan hjælpe jer helskindede igennem alle oprydningens faser, fra foranalysen til den endelige sortering og berigelse af metadata. I løbet af projektet kan vi rådgive og hjælpe jer med at identificere jeres behov, definere jeres projekt, vælge de rigtige værktøjer og afstemme og koordinere med forretningen.
