ARKIVERING
Hvad er arkivering?
Når elektroniske dokumenter arkiveres, flyttes de fra dokumenthåndteringssystemets working repository til et specialiseret eller mindre tilgængeligt arkiveringssystem.
Da et arkiv er en langsigtet løsning, er dokumenternes integritet og tilgængelighed af afgørende betydning. Som en del af arkiveringsprocessen transformeres dokumenterne og deres tilsvarende struktur og metadata derfor ofte og forberedes til fremtidig adgang.
HVORFOR arKiveRE?
Den vigtigste drivkraft for arkivering er at opfylde regulatoriske krav om langtidsopbevaring og genfinding af kritiske data. Et andet scenarie er, når et dokumenthåndteringssystem er ved at blive taget ud af drift. I stedet for at flytte alt til det nye system, opbevares de dokumenter, der ikke længere bruges aktivt, sikkert i et arkivsystem. Arkivprocessen kræver typisk ikke nogen væsentlig databerigelse og er derfor betydeligt mindre omkostningsfuld.
I begge tilfælde vil flytning af gamle data til et arkivsystem gøre dokumenthåndteringssystemet mere overskueligt og gøre den daglige brug lettere. Desuden er data i arkiverne behandlet med fokus på langtidsopbevaring og tilgængelighed, idet faktorer som “holdbarhed”, dataintegritet og formatbevarelse er vigtige.
Almindelige misforståelser
Det er en udbredt misforståelse, at arkivering blot er at “dumpe ting på et fildrev”. For at opfylde regulatoriske eller juridiske krav skal dokumenterne kunne findes frem og være tilgængelige. Derfor skal der defineres en vis grad af struktur. Tilsvarende defineres ofte adgangskontrol og opbevaringstid for arkiverede dokumenter.
Selvom det kan være skræmmende, er arkiveringsprocessen også en god mulighed for at vurdere, hvilke data der er forældede og/eller irrelevante og bør slettes i stedet for at blive arkiveret.
Hvordan kan Strator hjælpe?
Opgaven med at udvælge og forberede dokumenter til overførsel til arkivet kan være en overvældende opgave. Vores erfarne konsulenter, best practices og værktøjer til automatisering kan gøre dine arkiveringsopgaver og -projekter meget mere overskuelige.
