UNDERVURDÉR IKKE EN DOKUMENTMIGRERING

Når nye IT-systemer implementeres er fokus er på at det skal kunne det, vi har brug for på en god måde. Kun sparsom interesse vises den migrering, der typisk lurer om hjørnet. Det kan give bagslag og kaste et negativt lys over et ellers velimplementeret nyt system.

Fokus er et andet sted

Når et nyt IT-system skal tages i brug, er fokus naturligvis rettet mod at udvikle det nye system. Når det er ved at nå til ende, skal dokumenter/data fra gamle systemer så migreres ind. Det viser sig at være tidskrævende, data har ikke den kvalitet man lige drømte om og alle mulige trælse problemer opstår netop, som man står for at skulle lukke brugerne ind.

For at få systemet i luften til tiden skrider man til en Plan B, hvor man hurtigt hegner det gamle data ind, gemmer det i et hjørne og håber, at ingen savner det. Eller værre, kaster dokumenterne ind med en kulskovl, så ingen kan finde noget som helst bagefter. Det er karikeret, men faktisk kun svagt karikeret. Der er mange, der har slået sig på dokumentmigrering gennem tiderne.

Helt praktisk kræver migrering, at det nye system er klar til at modtage data. Derfor ligger naturligt meget væsentlige dele af arbejdet med migrering tidsmæssigt sent i projektet, og det er bare ikke der, man har brug for overraskelser og udfordringer.

Midlet mod overraskelser i dokumentmigrering er forberedelse.

Hvorfor er migrering svært?

Først må man forstå hvad man er oppe mod.

  • Eksekveringen af migreringen tager tid – måske længere end man har mulighed for at stå uden system, og så må man ud i en mere kompliceret inkrementel migrering.
  • Datastruktur fra det gamle system og det nye system passer ofte ikke sammen. Data skal derfor mappes så de migreres meningsfuldt ind i det nye system. Hvor mange andre udfordringer i migreringer er meget IT tunge, er netop dette noget, der kræver en dyb forretningsmæssig indsigt og et kæmpe overblik. Der også fx relationer mellem dokumenter og mellem data om dokumentet – evt et sagsbegreb, som skal bevares ved en migrering.
  • Dokumentets historik kan være væsentligt. Den kan måske ligge i en samlet log i det ene system, mens det andet system forudsætter at historikken indlejres per objekt.
  • Og så er der kvaliteten af de data man har idet gamle system. De overrasker næsten altid på den trælse måde.
  • Hele arbejdet med migrering bør forgå under kontrol – en særlig type kontrol, hvis man arbejder i en stramt reguleret industri som den farmaceutiske.

Ovenstående er blot et hurtigt krads i overfladen, men der henvises til andre artikler, som går mere i dybden med de enkelte pointer. Men tilbage står forhåbentlig et billede af at migrering er mere end at flytte dokumenter. Inden man begynder at flytte, er der mange overvejelser der skal gøres.

De rette mennesker

En anden del af forberedelsen er at involvere de rette mennesker.

En god migrering involverer i høj grad forretningsviden. Selvom der er rigtigt meget og tung IT i en migrering, er det ikke tilrådeligt at betragte en migrering som en IT-øvelse. Det er mest af alt en forretningsøvelse, hvor værdien skabes, ved at der på helt systematisk vis bliver taget stilling til data, renset og beriget dokumenter og data i forløbet.

Det kan smitte negativt af på oplevelsen af det nye system, hvis data er besværligt at finde eller forekommer rodet, men man kan godt fravælge at bruge penge og tid på at skabe værdi ved at forbedre data. Men man kan ikke rigtigt fravælge at tage stilling til hvilke metadata, der er betydende for dokumentet og lave nogle grundlæggende overvejelser om data. For får man ikke gjort disse overvejelser, er det et rent lykketræf om dokumenterne efter migreringen, har bevaret deres integritet.

De rette værktøjer

En tredje del af forberedelserne er at vælge det værktøj, med hvilket man vil foretage migreringen. Her må vi af erfaring sige, ja, IT kan sagtens ”kode noget” – hvor hører vi tit den formulering – men det er typisk både billigere og bedre at få fingre i et stærkt værktøj til migrering. Men husk, det skal være lavet til at migrere dokumenter – altså både dokumentfiler og metadata

Med gode værktøjer vil man fx kunne faseopdele sin migrering og bevare fuld kontrol og overblik. Man vil kunne monitorere, hvordan migreringen går løbende, og man vil kunne finde sporbar dokumentation for forløbet.

Man vil kunne sætte mapninger mellem metadatastrukturen i gammelt og nyt system op. Der er mulighed for at putte berigelse ind i processen i henhold til analyserne. Når dette er sat op, kan man simulere en migrering, for ”øve sig” på migreringen og fintune mapninger og regler. Det kan ske mens der i en anden del af projektet arbejdes på at færdiggøre det nye system … ikke bagefter.

Man vil i det hele taget komme i kontrol af processen på et helt andet niveau end hvis ”IT lige koder noget” og komme i gang meget, meget tidligere. Og det er det, vi gerne vil opnå; Kontrol og muligheden for at komme i gang hurtigt.

Opgaver i en migrering

Endelig skal man som en del af forberedelsen gøre sig klart, hvilke opgaver man kan, skal og vil løse i forbindelse med migreringen. Vi har herunder samlet en inspirationsliste af opgaver, som vi finder det hensigtsmæssigt at overveje at inddrage i migreringsprocessen.

Det fremgår, at der er rigtigt meget forarbejde og ”udenomsarbejde” udover den tekniske migrering. Det er i høj grad der, værdien skabes og migreringens kvalitet sikres, så inden de streges af listen og erklæres irrelevante så overvej det lige en gang til. Det kunne der, at din business case ligger begravet.

Data Audit

  • Hvad har vi? Hvor meget? Hvilken kvalitet? Hvornår er det skabt? Sidst brugt?
  • Evaluering af mulig mapning af metadata mod modtagersystem

Clean-Up

  • Identificere redundant, ugyldig og triviel data
  • Deduplikering
  • Kontrolleret sletning (eller eksklusion fra migrering)

MetadataBERIGELSE

  • Detaljeret mapning af metadata mellem kilde- og modtagersystem
  • Datatyper
  • Forretningskontekst, nøgleinformationer

DataSIKKERHED

  • Adgangskontrol
  • Klassifikation evt persondata
  • Retentiondata

Governance

  • Politikker
  • Processer
  • Ejerskab

TeKniSK MigrERING

  • Teknisk flytning af data
  • Nedlukning af gammelt system

KVALITETSSIKRING

  • Risikoanalyse
  • QA Program
  • Testplan
  • Logning

6 Konklusion

Dokumentmigrering er meget sjældent blot en IT-øvelse, som IT lige fikser som sidste del af implementeringen af et nyt system.

Leverandøren af det nye system tilbyder måske at importere dokumenter og kalder det for migrering, men som det forhåbentlig nu står klart, er arbejdet inden vi når til at kunne importere noget ret væsentligt. Det arbejde tilfalder næppe normalt leverandøren af det nye system. De er eksperter i det nye system og sædvanligvis de bedste til at importere dokumenter i det. Men de er ikke nødvendigvis eksperter i jeres gamle system og jeres forretning. Der vil de blive meget afhængige af jer og jeres viden og jeres forberedelse.

Midlet mod overraskelser i dokumentmigrering er forberedelse.