SEGMENTERET MIGRERING

Når man migrere dokumenter fra ét system til et andet, er det ofte nødvendigt eller ønskeligt at gøre det i flere trin.
Det øger kompleksiteten en hel del, men hvis man kender de største faldgruber, kan de blive håndteret i tide.

Opdeling af migreringen

En af de vigtigste ting at overveje, når du planlægger en migrering, er, om du skal migrere alt på én gang i et “big-bang” eller om du skal dele indholdet op i trinvise migreringer. Afgørelsen kan funderes i tekniske, projektmæssige eller forretningsmæssige hensyn.
I denne artikel vil vi belyse nogle af argumenterne for og imod trinvis migrering, ud fra vores erfaringer.

Forretningsstyret opdeling

Hvis du beslutter dig for en segmenteret migrering, vil forretningens behov og brugen af dokumenterne i de fleste tilfælde danne grundlag for en naturlig opdeling af dokumenterne. Der findes ikke én rigtig måde at opdele dokumenterne på, og det varierer fra projekt til projekt og fra virksomhed til virksomhed. Opdelingen kan være afledt af virksomhedens struktur, geografi eller forretningsfunktioner. De opdelinger vi oftest ser, er:

  • Forretningsområder
  • Land
  • Sprog
  • Afdelinger
  • Forretningsprocesser

Vi anbefaler altid at starte med et af de mere enkle segmenter. Hvis du har en lille afdeling, en simpel forretningsproces eller en anden måde at opdele på, der giver dig en enkel start, bør du overveje at begynde med den.
Du bør imidlertid ikke bare bruge dette parameter i blinde. Du bør afveje fordele og ulemper i forhold til hvert af de udfordringer og fordele, der er beskrevet nedenfor.

Udfordringer ved segmenteret migrering

Når du opdeler din migrering i flere dele, migreret på forskellige tidspunkter, er der flere grundlæggende hensyn at forholde sig til.

TO SYSTEMER

I en segmenteret migrering vil der i en periode være to parallelle systemer i drift. Nogle brugere vil have deres dokumenter i det nye system, andre i det gamle. Nogle vil måske endda bruge begge systemer på samme tid. Dette bør så vidt muligt undgås, og bør derfor tages med i betragtning, når man planlægger, hvordan migreringen skal opdeles.

To kopier

Når du migrerer digitale dokumenter, i modsætning til fysiske, er det som regel i virkeligheden en kopiering, og ikke en egentlig flytning. Dette giver en mulighed for at verificere migreringen og i værste fald rulle tilbage. Ulempen er naturligvis, at der skabes dubletter af dokumenter, som skal håndteres.

Når et dokument er blevet migreret, skal kopien i det gamle system enten låses for redigering, mærkes som migreret eller eventuelt bare slettes. På et tidspunkt vil den blive slettet, når det gamle system tages ud af drift, men hvis ikke alle brugere har adgang til det nye system endnu, kan det være nødvendigt, at dokumenterne i det gamle system er tilgængelige (read only) i en periode. Vi har i nogle tilfælde oplevet at det ikke har været muligt at låse eller mærke dokumentet som migreret i det gamle system. I disse tilfælde har vi løst det ved tydeligt at markere inde i dokumentet, at det ikke må opdateres.

Hvis begge kopier skal kunne opdateres i overgangsperioden, findes der tekniske løsninger til dette. Det kræver dog noget nær realtidssynkronisering, som hurtigt bliver meget teknisk og komplekst. Af samme grund anbefaler vi altid at undgå den løsning, medmindre det er absolut nødvendigt.

Undgå at duplikere data

Når en del af dokumenterne er migreret, bør der ikke oprettes nye dokumenter af denne type i det gamle system. Ideelt set bør alt arbejde med denne type af dokumenter udføres i det nye system, herunder oprettelse af nyt indhold. Afhængigt af hvordan der er opdelt, er dette måske ikke en mulighed. Der kan være brugere som endnu ikke har adgang til at oprette indhold i det nye system. Hvis det er tilfældet, er det vigtigt at have en migreringsstrategi og/eller et system til at holde styr på allerede migrerede og nye dokumenter.

Arbejdsbyrde og forrretning

Jo oftere en proces skal udføres, jo større er behovet for en enkel og smidig proces. Hvis din migrering f.eks. kræver, at du skal foretage en komplet sikkerhedskopiering, lukke systemet ned og importere via håndskrevne scripts, vil processen hverken være enkel eller smidig. Det gælder om at have en hurtig og enkel proces, der kan gennemføres med minimal afbrydelse af den normale drift. Tænk på automatiseringer og processer der kan udføres uden driftsafbrydelser.

Fordele ved segmenteret migrering

Hvis der er så mange udfordringer, hvorfor skulle man så overhovedet opdele sin migrering? Her hos Strator anbefaler vi det i de fleste tilfælde, simpelthen fordi fordelene langt opvejer ulemperne.

HOLD TRIT MED SYSTEMIMPLEMENTERINGEN

Når du implementerer et nyt EDMS-system, foregår udrulningen typisk trinvis. Ved at opdele migreringen i passende segmenter, kan den tilpasses udrulningen og give brugerne en gnidningsløs overgang til det nye system.

UDNYT DINE ERFARINGER

Migrering som koncept kan virke som en enkel og ligefrem proces, eller det kan synes meget abstrakt. De færreste brugere, eller endda projektdeltagere, er vant til at foretage migreringer. Den bedste måde at komme godt fra start, er ved at sikre god rådgivning og at starte med en pilotmigrering. Ikke desto mindre, vil der uundgåeligt dukke nye erfaringer op undervejs. En trinvis migrering kan hjælpe dig med løbende at håndtere disse, og få tilpasset din proces.

KVALITET

Datakvalitet er en forudsætning for en vellykket migrering. Manglende kvalitet fører (som minimum) til, at det bliver svært at finde det dokument du leder efter. Dette medfører igen frustrationer hos brugerne, dårlige oplevelser med det nye system, tab af produktivitet og, i regulerede brancher, måske endda en anmærkning fra myndighederne. Sammenfattende kan ‘cost of poor quality’ ved en dårlig migrering blive meget høj.

Der vil som regel være forskellige metadatastrukturer og -krav i det gamle og det nye system. Derudover er implementeringen af et nyt system som regel en kærkommen leglighed til at rydde op. Ikke kun i dokumenterne, men også i kvaliteten af metadata. Processen med at kortlægge, rydde op, indeksere og berige metadata, kræver en masse bearbejdning og arbejde.

Hvis man forsøger at forbedre datakvaliteten på alle dokumenter på samme tid, vil man som regel hurtigt komme til kort og miste overblik og fremdrift. Ved at dele migreringen op i segmenter, kan projektet imidlertid fokusere på kvaliteten i små bidder, sprede indsatsen ud, og derved opnå en samlet set højere kvalitet.

NEDETID OG PROCESSERING

Migrering tager tid. Der er simpelthen en fysisk grænse for, hvor mange data man kan presse gennem de tekniske forbindelser, og hvor hurtigt de kan behandles. Hvis migreringen kræver nedetid for et eller begge systemer, kan behovet for nedetid overstige hvad der er acceptabelt for forretningen. I dette tilfælde kan en segmenteret migrering også være en fordel, idet man kan fordele nedetiden over flere weekender.

Hvordan gør man det så?

Som nævnt ovenfor kan en segmenteret migrering være en god idé i mange tilfælde. Den mest udfordrende del er at finde en fornuftig opdeling af dokumenterne. Hvis man kan finde en god opdeling, som passer ind i planerne for implementeringen, vil fordelene ved den segmenterede migrering meget hurtigt opveje ulemperne.

Mange af de ovennævnte udfordringer kan løses ved at inddrage interessenterne fra forretningen og blive enige om den bedste og mest praktiske løsning.
Som altid, må man sikre sig, at det aftalte bliver kommunikeret og afstemt i resten af virksomheden.

Teknisk set er kontrol den absolut vigtigste faktor for en succesfuld segmenteret migrering. Du skal vide præcis, hvilke dokumenter og hvilke versioner der migreres. Du skal vide, hvem der har adgang til hvad og med hvilke privilegier. I betragtning af den mængde data der skal spores, er det ikke realistisk at gøre det manuelt eller i et Excelark. Du har brug for et værktøj, der kan spore migreringen og holde dig løbende opdateret med fremdrift og status.

Der findes mange migreringsværktøjer, som kan scanne dine dokumenter, behandle metadataene og måske endda importere dokumenterne til det nye system. Nogle af disse værktøjer kan holde styr på versioner, holde sporbarhed på datatransformationerne og udføre baseline- og delta-scanninger. I en segmenteret migrering over en længere periode, vil vi altid anbefale et værktøj med fuld sporbarhed.

Konklusion

Uanset om din segmenterede migrering er resultatet af et bevidst valg eller et påtvunget krav, er udfordringerne de samme. Disse udfordringer er ikke trivielle, men de kan overvindes ved omhyggelig planlægning og koordinering med forretningen, og ved at bruge de rigtige værktøjer.

Vigtige ting at overveje, når man vælger det rigtige værktøj, er, om:

  1. Det er rent faktisk et værktøj til migrering af dokumenter (og ikke kun til strukturerede data).
  2. Værktøjet har tilstrækkelig funktionalitet til sporing og rapportering

Migrering kan være kompliceret og overvældende, men hvis det gøres rigtigt, kan det gøre en stor forskel for det nye system og slutbrugerne.

Læs mere om migration på vores vidensside.