RYD OP I DOKUMENTATIONEN

De fleste, der har et loft eller kælderrum, har oplevet hvordan det langsomt bliver fyldt op af ting, som i stedet burde blive smidt væk, eller givet bort. Med tiden kan det blive så kaotisk, at man ender med at købe noget nyt, som man faktisk allerede har dybt i gemmerne.
Dette gælder ikke kun i privaten, men også i høj grad for virksomheder. Her er det dog ikke kasser med arvestykker og aflagt legetøj der bliver gemt, men enorme mængder af dokumentation.
I denne artikel sætter vi fokus på hvordan man med grundig, og på sigt løbende, oprydning, genvinder kontrollen over sin dokumentation.

I mange virksomheder bliver stort set al dokumentation gemt – både fordi det er nemt, men også af frygt for at komme til at slette essentielle dokumenter. Desværre er der sjældent en tilhørende god rutine for oprydning og vedligehold af dokumentationen. Det medfører at systemerne sander til med redundant, ugyldig og irrelevant dokumentation, og pga. mangelfulde metadata. En anden konsekvens af den manglende oprydning kan også være, at vi opretter de samme dokumenter igen og igen, fordi vi simpelthen har mistet overblikket.

Hvad vil det sige at rydde op i dokumentationen?

Oprydning i dokumentationen vil sige at få identificeret redundant, ugyldig eller irrelevant data. Det kan være to identiske dokumenter; et dokument med en dokumentejer, som ikke længere er i organisationen; eller dokumentation, hvis indhold forældet. Ud over at få identificeret den overflødige dokumentation, så handler oprydningen også om at få organiseret den dokumentation, som man gerne vil bevare.

Under oprydningen forholder man sig således til oprydning i selve dokumenterne, og i særdeleshed også til kvaliteten af dokumenternes metadata i form af berigelse af nøgleinformationer. Fx i fritekstfelter, hvor der igennem tiden har været skrevet mange forskellige værdier. Oprydning kan også omfatte reorganisering og klassificering, der hvor metadata viser sig at være mangelfulde.

Hvor er det relevant?

Ofte er organisationens dokumentation tænkt som værende dynamisk. Virkeligheden er dog ofte, at dokumentationen stille og roligt får lov at tilsande, til frustration for brugerne af dokumentationen – Kan man nu stole på dokumentationen eller ej? Hvilken version er den nyeste og gældende? osv. Samtidig er der en tendens til, at den dokumentation, som ikke længere er dynamisk, fordi den er færdig, og dermed burde arkiveres, ligger hulter til bulter med den dynamiske dokumentation. Endnu en kilde til usikkerhed og frustration hos brugerne. De fleste organisationer vil altså have god gavn af en grundig oprydning af dokumentationen.

Regulerede brancher

I regulerede brancher er der defineret formelle krav til dokumentationen. Derfor er der ofte etableret gode processer for håndtering og opbevaring af dokumentationen. Der er dog primært fokus på validitet og opbevaring, og ikke så meget på hvor let det kan genfindes. Der vil altid være en procentdel, som falder udenfor, eller som ikke er relevant, og her vil en oprydning give god mening. Særligt i Life Science-branchen, hvor ’inspection readiness’ er essentielt, er det en god ide at have ryddet op i sine dokumenter og strukturer.

Uregulerede brancher

I andre brancher, uden regulatoriske krav til dokumentationen, er der juridiske krav (GDPR, Bogføringsloven. osv.), som medfører et behov for oprydning. Her er kravene til dokumentationen mere uformelle, hvilket ofte medfører, at processerne for vedligehold og oprydning i dokumentationen hænger lidt mere løst. Så en oprydning vil også være rigtig fornuftig her.

Oprydningen i dokumentationen kan være målet i sig selv, men den kan også ses som en forløber til en arkiveringsproces. Dokumentation, som er inaktiv og ikke længere skal ændres, bør arkiveres og dokumentation som er forældet og irrelevant bør slettes, i henhold til GDPR og lignende lovgivning.
Endelig kan der også være fornuft i at tænke i oprydning, hvis man har to systemer med et vist overlap og redundans i dokumentationen, fx et ESDH-system og et CRM-system.

Hvorfor smide ressourcer efter en oprydning?

Uorden i dokumentationen og dens metadata, kan have en negativ indflydelse på dokumentets integritet og retsgyldighed – Hvem har oprettet dokumentet hvornår? Er dokumentet godkendt eller ej? Osv. Det påvirker også den før omtalte ’inspection readiness’ og i forhold til eventuelle retssager, kan det have store konsekvenser, ikke at have orden i dokumentationen.

Ud over de formelle og uformelle krav til dokumentationen, så vil oprydning i dokumentationen give valide metadata og dokumentation af høj kvalitet. Det vil øge brugeroplevelsen, for det vil reducere frustrationer og tvivl hos brugerne af dokumentationen. Samtidig vil det skabe fornyet værdi for virksomheden, for tiden, der er spildt på at lede efter nålen i høstakken eller på at komme til bunds i, hvilken version af et givent dokument der nu er det rigtige, kan blive brugt på mere værdiskabende opgaver med fokus på kerneforretningen.

Sidst men ikke mindst, er der miljøet. Uorden i dokumentationen betyder, at mængden af dokumentation er større end nødvendigt, da der helt sikkert vil gemme sig dokumentation, som kan slettes. Ved at reducere mængden af dokumentation, får man også reduceret sit behov for lagerplads, backup og processorkraft. Det vil ikke bare have en økonomisk gevinst, men også en miljømæssig.

Hvornår skal man så rydde op i dokumentationen?

Det kække svar er: Løbende. Men vi er godt klar over, at rigtig mange faktorer spiller ind i forhold til, om der i det daglige er fokus på oprydning. Og så skal man heller ikke undervurdere, at det er mennesker, der anvender og håndterer dokumentationen og at der, uanset hvor umage man gør sig, altid vil være en vis mængde fejl og uhensigtsmæssigheder.

Ind imellem når man alligevel til et punkt, hvor det er tid til oprydning. Her er nogle ideer til ting, der kan give et praj om, at nu er det tid til at se på oprydning i dokumentationen:

Er der sket flere systemskift?

Hvis man ved systemskift ikke har taget sig tiden til at rydde op, men blot har flyttet dokumentationen ukritisk, så er ’nissen’ flyttet med. Det gamle rod vil bestå og nyt vil opstå, da den gamle dokumentation ikke er tilpasset det nye systems struktur. Rodet i dokumentationen vil stille og roligt akkumuleres i takt med antallet af systemskift.

Er der foretaget omstruktureringer i organisationen?

Hvis der er lavet om i organisationsstrukturen eller sket store udskiftninger af medarbejdere, vil det have indflydelse på dokumentationen. Dokumentejere kan have forladt organisationen eller afdelinger nedlagt, så dokumentationens metadata dermed er forældet.

Har virksomheden foretaget opkøb/frasalg?

Hvis dokumentationen fra en opkøbt virksomhed er tilføjet mere eller mindre ukritisk, kan der være godt grundt til at overveje en oprydning. På samme måde kan det give mening, hvis en del af virksomheden frasælges, så dokumentationens struktur og metadata ikke længere passer med den nye organisation.

Er der en stigende tendens til, at brugerne lægger dokumentation på egen pc eller andre steder end tilsigtet?

Vand finder altid den lettest vej at løbe. Det samme gør sig gældende for dokumentation. Hvis de eksisterende rammer og processer for opbevaring og genfinding af dokumentationen ikke er intuitive, vil mange brugere hurtigt begynde at opfinde egne skuffeløsninger.

Er der andre tendenser, som kunne tyde på, at tiden er inde til en oprydning?

Det kunne være tiltagende negativ holdning til måden, hvorpå dokumentationen håndteres og opbevares på i organisationen. Det kan vise sig som ’brok på gangene’, eller ved at opgaver begynder at tage længere tid end normalt. Alt sammen kan være tegn på at den eksisterende dokumentation er svært at fremfinde, og at brugerne derfor føler at de spilder tiden med unødvendigt arbejde.

Hvis der kan sættes kryds ud for et eller flere af ovenstående punkter, så er det bare om at komme i gang med oprydningen. Hvordan det helt konkret gribes an, kan du læse mere om i artiklen ”Oprydningen i dokumentationen – hvad skal der til?”. Læs hvad Strator kan hjælpe med HER.