Oprydning i dokumentationen – hvad skal der til?
Beslutningen er taget: Nu skal der ryddes op i dokumentationen! Men hvordan griber man det an? At sætte sig med bunken af dokumentation foran sig og tage et dokument ad gangen, vil hurtigt tage kampgejsten fra selv den mest ihærdige. Det gælder derfor om at sætte struktur på opgaven, lægge en plan, og samtidig være klar på at tage nogle beslutninger, der vil kræve tid og kræfter af organisationen. I det følgende vil vi zoome ind på, hvad der skal til for at gennemføre en grundig oprydning i dokumentationen.
Fra tid til anden dukker der underholdningsprogrammer op i tv, som hjælper folk med at rydde op i deres rod. De bliver ofte bedt om at starte med at sortere deres ting i tre bunker; dét der skal smides ud, dét der skal gives til andre, og dét, der skal beholdes. Efter sorteringen, går oprydningen for alvor i gang, og der kommer orden og overblik i de ting, der skal gemmes.
Når vi taler oprydning i en virksomheds dokumentation, kan samme princip faktisk overføres direkte. Dokumentationen skal vurderes og sorteres i tre kategorier, hvorefter der ryddes op og skabes struktur. Sorteringen sker efter nogle saglige, forretningsmæssige kriterier, og oprydningen og struktureringen sker, primært automatisk, ved hjælp af en række opstillede regler.
Første skridt er dog at beslutte hvad, og hvor meget, af virksomhedens dokumentation oprydningsprojektet dækker over.
Proces for oprydning
Processen for oprydning i dokumentation, kan opdeles i følgende faser:
1. Scope
Første fase i projektet, handler om at få overblik over virksomhedens dokumentation, og at beslutte, hvad der skal tages med i oprydningen.
Når man begynder at dykke ned i det, bliver det tydeligt, at der ligger dokumentation over alt – lige fra det officielle dokumenthåndteringssystem, til fællesdrev og mailbokse. Hvor skal der ryddes op, og hvilke typer af dokumentation ønsker man at rydde op i?
Dét skal der være overblik over, og scope skal defineres klart, som fundamentet for hele oprydningsprojektet. Hvis ikke scope bliver meget klart defineret, kan det nemt vokse ud af kontrol med risiko for forringet kvalitet og/eller overskridelse af budget og tidsplan.
2. Kriterier for sorteringen
Når deltagerne i underholdningsprogrammerne placerer deres ting i de tre bunker, er det ofte på baggrund af sentimentale eller subjektive kriterier. Når virksomheders dokumentation skal sorteres, bør der naturligvis være rationelt forretningsmæssigt belæg for de kriterier, man vælger. Det er altså vigtigt, at man gør sig klart, hvorfor man vælger at slette de dokumenter, der skal slettes. På samme måde skal det også være klart, hvad der kvalificerer et givent dokument til at blive gemt eller arkiveret. Der skal altså opstilles en række forretningsmæssige kriterier, for hver af de tre ”bunker” eller kategorier.
På dette tidspunkt er der ikke nogen dokumenter, der bliver flyttet eller gjort andet ved. Kriterierne skal bruges til at bygge et regelsæt, så dokumenterne kan blive sorteret automatisk på et senere tidspunkt. Der er altså tale om en slags ”virtuel sortering”, der først senere munder ud i en fysisk sortering.
Kriterierne for om et dokument skal sorteres i den ene eller den anden kategori, er selvsagt forskellige fra virksomhed til virksomhed. Alligevel er der mange fællesnævnere, som kan bruges direkte eller som inspiration til egne kriterier:
Dokumentation der kan slettes:
Redundant dokumentation
Identiske udgaver af det samme dokument, hvoraf den ene kan slettes. Med flere steder at gemme dokumentation, skiftende processer og en travl hverdag, kan der nemt blive gemt en udgave et nyt sted, eller på anden måde opstå redundante udgaver af det samme dokument.
Irrelevant dokumentation
Dokumentation hvor indholdet ikke længere er relevant for forretningen.
Af og til gemmes dokumentation ’for en sikkerheds skyld’. Det kan være hensigtsmæssigt på kort sigt, i forbindelse med en aktivitet eller et projekt. Men hvis dokumentet ikke har nogen faglig relevans, vil den på længere sigt blot være ”støj”, der gør det vanskeligere at finde den relevante dokumentation. I tillæg kan det gøre systemerne langsommere og optage unødvendig diskplads.
På anden vis kan dokumentation også have været relevant, da det blev gemt, men have mistet relevansen, som forretningen har udviklet sig.
Forældet dokumentation
Forretningen skal definere kriterier for udløb af dokumentationen. Det kan være en tidsafgrænsning eller en forretningsmæssig afgrænsning, hvor fx en del af virksomheden er solgt fra. I begge situationer er det vigtigt at forholde sig til GDPR og anden lovgivning, hvor dokumenterne kan være underlagt krav til sletning efter en vis tidsperiode.
Dokumentation der kan arkiveres:
Endelig dokumentation (records)
Godkendt dokumentation som ikke længere skal ændres, dvs. der vil ikke komme flere nye versioner (dokumentationen er statisk), og som ikke længere tilgås aktivt af forretningen.
Forældet dokumentation
På samme måde som der kan være krav til sletning af dokumenter, kan der også være dokumenter, der er underlagt krav om opbevaring. Det kan være en procesbeskrivelse for apparatur, som ikke længes findes, eller information om et produkt, der er udgået. Forretningen skal definere kriterier for udløb af dokumentationen, og samtidig skal man forholde sig til den gældende lovgivning.
Dokumentation der skal beholdes:
Aktiv dokumentation
Dokumenter der stadig udvikler sig og får nye versioner, er naturligvis aktive dokumenter.
Endelig dokumentation (records)
Godkendt dokumentation som ikke længere skal ændres, dvs. der vil ikke komme flere nye versioner (dokumentationen er statisk), men som stadig tilgås aktivt af forretningen.
Som det ses i eksemplerne ovenfor, kan der godt være flere forskellige scenarier for dokumenter, der ved første øjekast synes at være i samme kategori. Det er derfor vigtigt at man sikrer sig, at kriterierne er grundige, veldefinerede og ikke mindst dækkende for alle dokumenter. Med disse på plads kan man gå videre med til analysefasen, hvor kriterierne bliver omsat til egentlige regler i systemerne.
3. Analyse af data
Analysefasen er der, hvor de fleste kræfter skal investeres. De definerede kriterier fra den tidligere fase, skal i første omgang omsættes til nogle regler, der kan automatisere den egentlige sortering af dokumenterne. Når det er på plads, kan der laves flere specifikke regelsæt for hver af de tre kategorier.
Tid
Analysen er primært en teknisk øvelse, hvor data scannes og behandles med regelsæt. Når analyseresultaterne foreligger skal de tolkes og vurderes. Det kræver investering af både tid og ressourcer fra forretningens side. Det kan det være nødvendigt med input, for at få reglerne justeret endeligt på plads. Man vil også ofte opleve, at der er behov for at genbesøge de definerede kriterier og justere på dem, efterhånden som man bliver klogere på dokumenterne og deres data. Man kan således med fordel indregne en eller flere iterationer i sin projektplan.
Metadata
Det siger næsten sig selv, at der i analysefasen, er særligt fokus på den kategori af dokumenter, der skal bevares. De dokumenter, der skal slettes, skal bare væk, og de, der skal arkiveres, behøver som regel ikke den samme opmærksomhed.
Det handler i høj grad om at se på metadata for den resterende dokumentation: I de fleste organisationer vil der være metadata, der er mangelfuld eller forældet.
Ved at opdatere og berige dette, vil dokumenterne kunne fremfindes og anvendes mere effektivt fremadrettet. Det skaber værdi for brugerne, at fx kundenavne og produktnavne bliver opdateret og ensrettet, og at ændringer i organisationen slår igennem i dokumenterne, så fx dokumentejere rent faktisk findes i organisationen. Det kan også være et tjek af, om klassifikationen er overholdt, om de vedtagne dokumenttyper bliver brugt korrekt osv. Endelig kan berigelsen også være med til at afdække dokumenter der falder ind under regulerende lovgivning som GxP, GDPR osv.
Værktøj
I princippet kan analysen udføres manuelt i et Excel ark. I praksis har langt de fleste virksomheder dog for mange dokumenter til, at det er praktisk muligt. Det kan derfor på det kraftigste anbefales at benytte sig af et oprydningsværktøj til opgaven. Fordelen ved disse værktøjer er, at de kan arbejde med et scan af dokumentationen og metadata, og håndtere de komplicerede regelsæt. På den måde kan man se resultatet af reglerne i værktøjet, inden man eksekverer dem på selve dokumentationen.
Resultatet af analysefasen er en række regler og kommandoer, der kan sortere og rydde op i dokumentationen. Har man brugt et værktøj, vil man også stå med en rapport over slutresultatet, der kan bruges til verifikation og godkendelse.
4. Udførelse af oprydning i dokumentation
Selve oprydningen er ofte den mindst krævende af faserne. Ikke desto mindre er det den, som oprydningsprojektet bliver målt på, for det er her slutbrugerne ser resultatet.
Som nævnt kan det være en manuel øvelse, men det vil meget sjældent være praktisk muligt. I stedet bruges et værktøj til at udføre oprydningen. Værktøjerne udfører det hårde rugbrødsarbejde med at sortere dokumentationen og markere den dokumentation, der enten skal slettes eller arkiveres, samt med at berige metadata for den bevaringsværdige dokumentation. Efterfølgende skal de to første kategorier henholdsvis slettes og migreres til arkivet. Afhængig af det valgte værktøj kan dette enten udføres i samme operation eller markeres, så det kan udføres manuelt eller af et andet værktøj. Oprydning og berigelse af metadata for de dokumenter, der skal forblive i systemet, vil som regel kunne udføres af oprydningsværktøjet. Det er dog igen afhængigt at det valgte værktøj, samt hvilket system der ryddes op i.
Uanset hvilke værktøjer man bruger, og hvor grundigt man er med sine regler i analysefasen, vil det aldrig kunne dække 100% af dokumenterne. Der vil altid være en lille del af oprydningen, der skal foretages manuelt. Her kan man igen med fordel lade sig støtte af nogle hjælpeværktøjer, som minimum i form af Excel ark eller lignende.
Afhængigt af det valgte scope kan den manuelle del af oprydningen strække sig helt ud til hver enkelt medarbejder, med besked om at rydde op på fællesdrev eller i mailbokse, ud fra et sæt klare retningslinjer defineret i analysefasen.
Oprydning med succes
For at lykkes med oprydningen er der nogle forudsætninger, som bør være på plads:
1. Inddrag forretningen
Der skal på forhånd planlægges med deltagelse af personer med indsigt i forretningen og de rigtige beføjelser, i de forskellige faser af projektet:
- Definitionen af kriterierne for oprydningen
- Review og fortolkning af analysen
- Input til berigelse af metadata på den bevaringsværdige dokumentation
- Beføjelser og beslutningskompetence til at tage beslutninger om at slette dokumentation.
2. Afsæt tilstrækkelig tid og ressourcer
Et sjusket, eller halvt gennemført oprydningsprojekt, kan gøre mere skade end gavn. Foruden frustrationen hos de involverede, over ikke at se resultatet af deres arbejde, kan man i værste fald risikere at generere mere redundant data, og at berigelsen af metadata er værdiløs.
3. Brug et værktøj
Selv om det kan virke tillokkende at bruge Excel eller lignende, som man allerede har og kender, skal der ikke ret mange dokumenter til, før det bliver meget uoverskueligt. Læg dertil at der kan være brug for at involvere flere mennesker, fra flere steder i forretningen, til review, input og godkendelse.
Endelig vil et dedikeret værktøj kunne forbinde direkte til systemerne og hjælpe med den egentlige implementering af ændringerne, og afslutningsvis generere en rapport over slutresultatet, der kan bruges til verifikation og godkendelse.
Lær af eget rod
Efter en oprydning er alt jo godt og i sin skønneste orden. Men som tiden går, kommer ny dokumentation til og forretningen udvikler sig, med nye kundenavne, produktnavne og medarbejdere. Samtidig sker der måske ændringer i organisationen, systemlandskabet, eller måske bliver der endda opkøbt eller frasolgt dele af virksomheden. Alt sammen noget, der vil skabe nyt rod i dokumentationen.
Hvis man gerne vil holde løbende orden, kan man hjælpe sig selv på tre måder:
1. Implementér processer der kan holde orden
Det kan være alt fra gode råd og kampagner om god datahygiejne, til nedskrevne procedurer for hvor man gemmer sine dokumenter og hvordan man arbejder i systemerne.
Det kan også være ændringer i systemernes opsætning, som guider brugerne til at gøre det rigtige, eller måske ligefrem sikrer, at der kun er én måde, at gøre tingene på.
2. Lav en retention-plan
Kriterierne for forældet dokumentation, der blev lavet i starten af projektet, bør formaliseres til en retention-plan. Det vil sige at der skal bygges processer op omkring dokumenterne, som sørger for, at forældede dokumenter bliver slettet (eller arkiveret) regelmæssigt. En del dokumenthåndteringssystemer giver mulighed for at implementere retention-regler, så forældede dokumenter automatisk slettes eller flyttes til arkivet.
3. Ryd op regelmæssigt
På samme måde som man af og til gør hovedrent i sit hus eller kører sin bil til service, kan det også være en god ide at gøre oprydning i dokumenterne til en fast tilbagevendende ting.
I mange organisationer kan det være vanskeligt at få budget til sådan en øvelse, fordi den ikke er forretningskritisk. Men hvis man tænker på værdien af brugervenlighed, besparelserne på at arbejde mere effektivt og ’cost of poor quality’ fx ved brug af forkerte udgaver, vil øvelsen hurtigt blive omkostnings-positiv. Endelig er der også den lovmæssige compliance i forhold til GxP, GDPR osv.
Opsummering
Sæt klare kriterier for de tre kategorier: Slettes, Arkiveres og Beholdes.
Fokusér på oprydning og berigelse af metadata for den dokumentation, som skal beholdes.
Inddrag forretningen, da de har den dybe forretningsmæssige viden.
Udarbejd en retention-plan, så der løbende holdes orden.
Afsæt tiden til oprydningen – det tager tid at gøre det ordentligt.
