Hvorfor dokumentmigrering er komplekst

Dokumentmigrering undervurderes ofte ift. kompleksitet og kritikalitet, og vi advarer imod det flere steder her på bloggen. Hvad er det så, det komplekse i en migrering, og hvilke veje er der  igennem det? Vi dykker ned i migreringers kompleksitet.

Copy – paste

Når man ikke har prøvet det før, lyder det ikke så svært at flytte dokumenter fra et system til et andet. Filer skal kopieres: copy – paste.

Der er bare så meget andet i det, og det undervurderes ofte. Det er simpelthen så ærgerligt, at et nyt system, som ellers er godt, ikke modtages positivt i organisationen, fordi dokumenterne fra det gamle system er svære eller umulige at finde, eller at det nye system forsinkes, fordi migreringen driller. Værst er det naturligvis, hvis dokumenternes integritet er gået fløjten i processen.

Metadata

Kompleksiteten starter ved det faktum, at dokumenter består af to dele: En eller flere indholdsfiler samt metadata. Dokumentmigrering handler om at flytte dokumentet i sin helhed – filer og metadata – og bevare sammenhængen. Du kan læse mere om dette i artiklen Få hele dokumentet med i migreringen.

Det næste er så, at systemer er forskellige i deres forventninger til og brug af metadata. Ofte skal metadata derfor transformeres på vejen fra det gamle til det nye system, så dokumentet passer ind i det nye system, og den måde man ønsker at bruge det på. Så nu står vi med det skisma, at vi skal bevare både filer og metadata i migreringen, og alligevel siger vi har, at metadata skal transformeres – altså laves om. Vi er jo nødt til lave transformationerne, så dokumenterne kan fungere i det nye system, men så må vi sikre os, at transformationerne er konsistente og dokumenterede og at denne dokumentation gemmes for eftertiden.

Versioner, renditions og andre relationer

Dokumenterne kommer ofte fra dokumentstyringssystemer eller ESDH-systemer, hvor der er versionering, og samme dokument findes muligvis i mange versioner. Måske i mange renditions  (= samme indhold forskellige formater, fx en PDF udgave af et Word dokument).

Der er ofte andre relationer mellem dokumenter end versions- eller rendition-relationer. Et dokument er lavet på baggrund af en skabelon, en fil er en vedhæftning / et appendiks til et andet, et antal dokumenter hører til samme sag osv. Den type relationer kan også være vigtige at bevare.

Dokumenterne skal indlæses i det nye system i versionsrækkefølge for at versionstræet. Originaludgaven skal indlæses før sekundærudgaven, hvis relationen mellem de to renditions skal etableres. Et dokument kan ikke lægges på en sag, før sagen eksisterer osv.

Der er altså i relationerne i det gamle system en logik, som skal retableres i det nye system, og det vil normalt stille ret store krav til orden og rækkefølge af ting.

Migrering af dokumenter tager tid

Der er en fysisk grænse for, hvor hurtigt en datamængde kan flyttes fra et sted til et andet. Man kan justere på de fysiske omstændigheder – ekstra servere, større båndbredde osv., men under de givne forhold, er der en grænse. Det er smart at finde flaskehalsen tidligt i forløbet og måle den hastighed, man kan håbe på.

En udvej er ofte deltamigrering. Derved forstås at man migrerer i etaper. Et eksempel kunne være, at man migrerer godkendte dokumenter stille og roligt i god til op til go-live, mens lukkevinduet lige inden go-live så handler om at få de sidste med – dem, der er godkendt siden sidste migrering. ”Delta” i deltamigrering beskriver således at man laver en migrering, og så laver man derefter migrering af en tilvækst af dokumenter. Eksemplet giver mening, hvis et kriterium for migrering er at et dokument er godkendt. Naturligvis kan der være alle mulige andre kriterier og virkeligheder, som ville bevirke at ”deltaet” skulle defineres helt anderledes.

Vi har også prøver scenarier, hvor forretningen efter at det nye system er søsat, får lov at gøre “in process” dokumenter færdige og godkendt i det gamle system, hvorefter man så deltamigrerer dem over og endeligt nedlukker det gamle system.

Denne type strategier – eller dem, der er meget mere komplekse – er ofte nødvendige i praksis pga. den fysiske tid en migrering tager, og det komplicerer administrationen af migreringen så ganske enormt.

Konklusion

Dokumentmigrering har nogle aspekter, som er særligt komplicerede. Det handler om at dokumenter ikke bare er filer, men filer med metadata – herunder relationer til andre dokumenter. Dertil handler det ofte om store mængder og ting tager tid. Når det tager for lang tid til at forretningen kan leve med den påkrævede lukketid, kompliceres det hele yderligere af, at man må migrere i etaper.

Migrering er ikke bare komplekst – det kan også være virkelig alvorligt, hvis processen ikke er kontrolleret nok til, at man bagefter har dokumenter med integriteten bevaret.

Vores erfaringer og bedste råd til at komme godt igennem en kontrolleret migrering, er samlet i vores Guide til dokumentmigrering.