Hvorfor dokumentmigrering er kritisk

Dokumentmigrering undervurderes ofte ift. kompleksitet og kritikalitet, og vi advarer imod det flere steder her på bloggen.
Hvad er det så, det kritiske i en migrering? Og hvor ondt gør det at fejle? Vi dykker ned i migreringers kritikalitet.

Vi passer godt på vores dokumenter

Vi bruger tid og penge på at sikre vores digitale dokumenter i systemer for at bevare dokumenternes integritet, styre adgange til dem og have sporbarhed på ændringer.

Vi bruger desuden omtanke og kræfter på at sikre struktur og metadata, så vi kan genfinde dem. Det er et stort arbejde og koster ganske ofte temmelig meget. Så kommer tidspunktet, hvor dokumenterne skal flyttes eller med en mere teknisk betegnelse migreres. Det sker typisk, fordi systemet, vi opbevarer vores digitale dokumenter i, skal udskiftes

Teknologien har i mange brancher væsentligt kortere levetid end central dokumentation har.

Når dokumenterne forlader systemet

I det øjeblik dokumenterne forlader systemet, er de ikke længere under systemets kontrol. Lige der, i det øjeblik, er der risiko for, at man taber alle de kræfter, den tid og de penge, man har brugt på at sikre dokumenterne, på gulvet.

• Tænk, hvis man bagefter ikke kan finde dokumenterne, fordi metadata er blevet forvansket, forsvundet eller meningsløst.
• Tænk, hvis dokumenterne ikke har været sikret under transporten og er kommet utilsigtedes hænder.
• Tænk, hvis dokumenternes elektroniske signatur ikke er gyldig efter migrering. Læs mere om det specifikke problem med elektronisk signatur her.
• Tænk, hvis man ikke længere kan påberåbe dokumenterne retsgyldighed.

Det – og andet – kan ske, hvis processen for flytning af dokumenterne ikke er korrekt.

Integritet og retsgyldighed

Er det nu ikke lidt hysterisk at tale om retsgyldighed og integritet? Vi piller jo ikke ved filen – den flyttes bare. Der ER en reel risiko, og lidt afhængig af, hvorfor man opbevarer dokumentet, og hvilken branche man er i, kan det være mere eller mindre kritisk.

Forklaringen er sådan set emnet for en hel artikel (Få hele dokumentet med i migreringen). Men den korte version er, at et dokument besår af to komponenter: Dokumentets indholdsfil – som vi ganske rigtigt næppe ændrer ved i en migrering – og metadata. Nogle metadata vil være kritiske for forståelsen af den kontekst, dokumentet hører til i, og uden disse metadata vil dokumentet altså ikke kunne tilskrives en passende sammenhæng.

Så hvis man klokker i det under en migrering, risikerer man at metadata ikke er i orden efter migreringen. Måske kan man ikke længere bevise hvem, der oprettede dokumentet, og hvornår. Måske kan man ikke længere bevise at dokumentet er godkendt og af hvem og hvornår. Disse og lignende eksempler har indflydelse på dokumentets integritet og ja, restgyldighed, skulle det komme til det.

Mere eller mindre regulering

I mange brancher er det ikke primært retsgyldighed, man interesserer sig for, men man har reguleringer, der gør, at man skal have den slags i orden.

I svært regulerede brancher som fx den farmaceutiske, er det kritisk at have en fuldt kontrolleret migreringsproces, hvis ”de vigtige” dokumenter berøres. De risikerer simpelthen at miste tilladelser til at drive dele af deres forretning.

I mindre regulerede brancher er det mindre sort/hvidt. Men ærligt talt: Din virksomhed gemmer vel kun dokumenter, fordi de skal bruges til noget. Hvis der ikke er formelle krav, så er der nok uformelle krav. For hvem ønsker at basere beslutninger på information fra et dokument fundet i virksomhedens arkiv, hvor man ikke kan se, om det er originalt, skrevet af hvem og hvornår og i hvilken kontekst osv.

Så selvom der ikke for alle jeres dokumenter er formelle krav om kontrol, så er der nok alligevel underforståede forventninger til et vist niveau af kontrol.

Konklusion

Arbejder du i en reguleret virksomhed som fx i den farmaceutiske industri, så er det ret enkelt – kravet er en fuldt kontrolleret migreringsproces.

Arbejder du ikke i en stramt reguleret virksomhed, er der elementer, som man slipper nemmere over, også i forbindelse med en migrering. Men vi må alligevel slå fast, at:

Migrering er en kritisk operation, som kræver en kontrolleret proces, uanset branche og hvilke dokumenter, der er tale om.

Vores erfaringer og bedste råd til at komme godt igennem en kontrolleret migrering, er samlet i vores Guide til dokumentmigrering.