DIGITALT ARKIV – HVAD OG HVORFOR?

Aktive dokumenter skal ligge i et system, hvor de er let tilgængelige og hvor det er nemt at arbejde med dem. Fx et dokumenthåndteringssystem. Men bør inaktive dokumenter også opbevares der, bare fordi de engang har været aktive? Denne artikel ser på den problemstilling.

AKTIVE OG INAKTIVE DOKUMENTER

Dokumenter gemmes af mange forskellige årsager. Nogle fordi de bruges aktivt lige nu. Måske er det noget klogt vi har skrevet og bruger, eller et igangværende projekt som dokumenteres. Eller måske en gyldig procedure, som skal følges. Disse aktive dokumenter er levende, de bliver søgt efter, læst og måske endda redigeret og udviklet.

Andre dokumenter er gemt, men bliver ikke brugt aktivt. En procedure for et stykke udstyr der ikke længere er i brug, en rapport om noget der er sket eller en afsluttet kontrakt. Dokumenterne er ikke aktivt i brug, men skal opbevares som reference og dokumentation. Som navnet antyder, er disse inaktive dokumenter i deres endelige form, og skal ikke ændres. De skal opbevares og kunne genfindes, men vil kun blive brugt sjældent og måske kun af en begrænset målgruppe.

Det giver god mening at gemme aktive dokumenter i et system, der understøtter aktiv brug. Aktive dokumenter har brug for hurtig og nem genfinding, granulerede rettighedder, skrivning, redigering og samarbejde. I regulerede brancher er der også krav til historik og audit trail. Dokumenthåndteringssystemer er designet til at kunne netop det. Men hvad med de inaktive dokumenter? De fleste af dem starter som aktive dokumenter, som på et tidspunkt bliver inaktive. De “fødes” derfor i et dokumenthåndteringssystem, men skal de så forblive der? I mange tilfælde giver det mening at overføre dem til et digitalt arkiv. Digitale arkiver er systemer, specielt udviklet til netop inaktive dokumenter og som understøtter kravene til disse.

I den ideelle verden er der opstillet processer for opbevaring, sletning og arkivering af dokumenter. Men i den virkelige verden, er sådan en regelmæssig “forårsrengøring” dog ofte ikke etableret.

HVAD ER ET DIGITALT ARKIV?

Et digitalt arkiv er et system, beregnet til langtidsopbevaring af inaktive elektroniske dokumenter. Et sted, hvor dokumenter opbevares i den periode, hvor de skal og/eller skal gemmes. Modsat et dokumenthåndteringssystem er det digitale arkiv ikke et sted, hvor du versionerer og opdaterer dine dokumenter. Hvis der er behov for det, hører dokumentet ikke hjemme i arkivet.

De vigtigste krav til et digitalt arkiv er genfinding (ikke nødvendigvis on-demand), dataintegritet og opbevaringstid, også kaldet retentionstid. Nogle dokumenter skal opbevares i et minimum antal år, mens andre kræver sletning efter en vis periode. Adgangsmodellen i et arkiv er som regel enklere og mere restriktiv end i andre systemer.

VEDLIGEHOLDELSE AF DIT DIGITALE ARKIV

Vi ved fra papirarkiver, at de kræver vedligeholdelse. Opbevaringstiden betyder, at nogen skal holde styr på datoerne og håndtere dokumentet i overensstemmelse hermed. Med digitale arkiver skal der tages endnu flere faktorer i betragtning. Nogle af disse er ikke til stede i papirverdenen og er derfor mindre indgroede i os.

FREMTIDSSIKRET FORMAT

Et papir kan – hvis det opbevares under de rette forhold – holde næsten evigt. I hvert fald meget længe. Men det er ikke nødvendigvis tilfældet for digitale formater. Hvis du lægger et Microsoft Word-dokument i et arkiv, kan det være svært at læse det ti år senere. Du skal måske bruge en 10 år gammel version af Word (og en maskine til at køre den på). Alternativt er du afhængig af, at softwareleverandøren har inkluderet en passende bagudkompatibilitet i de nyere versioner.
Hvis data skal opbevares i en meget lang periode, kan det derfor være en god idé at konvertere dokumentet til et format, egnet til langtidsopbevaring. F.eks. en TIFF- eller PDF/A-fil.

INTEGRITET

Et andet problem i den digitale verden er, at begrebet autenticitet kan være en udfordring på sin egen måde. Digitale dokumenter er lette at kopiere og redigere. Dokumentets ejer skal sikre, at dokumentets integritet bevares. At det beviseligt er originalt og uændret, og at dets kontekst er nøjagtigt repræsenteret. I praksis betyder det, at dokumenterne og relevante metadata – typisk i det mindste forfatter og datoer – skal arkiveres på en kontrolleret måde, og at de ikke kan ændres.

NEDBRYDNING AF DATA

Endelig er der begrebet datanedbrydning. Hvis papirdokumenter beskyttes mod brand og råd, er den eneste reelle bekymring for papirdokumenter, at blækket falmer. For digitale dokumenter kan de data, der er gemt på mediet, forringes med tiden. Alle former for magnetisk og optisk lagring (traditionelle harddiske, DVD’er osv.) vil langsomt forringes og medføre tab af data. Solid-state-medier (Flash, SSD) vil også, om end meget langsommere, miste deres ladning og forårsage tab af data. Uanset hvilket langtidsopbevaringsmedie du vælger, bør der sørges for processer til opdatering eller omprogrammering af data.

Hvorfor arkivere?

Alternativet til arkivering er, at lade dokumenterne ligge hvor de er – typisk i et aktivt dokumenthåndteringssystem. Mange gange kan det fungere udmærket. De mange dokumenter kan optage værdifuld diskplads, forstyrre brugeroplevelsen og måske påvirke ydeevnen. Men det kan fungere.
Motivationen til at bruge penge og kræfter på arkivering, må altså komme et andet sted fra. Som oftest er det en eller flere af følgende praktiske eller økonomiske overvejelser:

  • Det aktive system understøtter ikke arkivfunktioner.
    De vigtigste krav til arkivering som f.eks. retentionstid og egnede filformater understøttes typisk ikke af dokumenthåndteringssystemer.
  • Det aktive system har en lavere brugervenlighed og ydeevne.
    For mange dokumenter i dit aktive system gør det sværere at finde de dokumenter, der er brug for i det daglige. Det bliver stadigt vanskeligere at søge sig frem til dokumenterne, systemet kræver uforholdsmæssigt mange ressourcer til at søge i et system med for mange dokumenter.
  • Driftsudgifter.
    For at sikre tilgængelighed og ydeevne kører aktive systemer døgnet rundt med højtydende servere og redundans på både servere og lagerplads. At holde alle dine dokumenter aktive og tilgængelige vil have høje omkostninger, både økonomisk og miljømæssigt.
  • Det aktive system skal udskiftes.
    Det som regel langt lettere og billigere at flytte dokumenterne til et digitalt arkiv end at berige metadata tilstrækkeligt til at de kan migreres til det nye system.

Hvad er alternativet?

Ovenstående er typiske – og helt gyldige – overvejelser omkring arkivering. De kan danne et godt grundlag for en økonomisk business case om oprettelse og drift af et arkiv. Beslutninger er ofte drevet af praktiske hensyn og penge, og gode business cases kan have stor vægt. Den bedste motivation og begrundelse for arkivering er dog i virkeligheden noget helt andet. Nemlig den store risiko ved ikke at gøre det.

Et arkiv er et specialiseret system med forretningskritiske funktioner. Arkivering er et erhverv. Det er ikke en opgave for en studentermedhjælper. Et arkiv skal forvaltes af ansvarlige arkivarer for at sikre, at der er orden i arkivalierne, at dataene er sikre, og at lovgivningen overholdes. Selv om du kan gemme dokumenter i forretningssystemer, er hverken systemerne eller personalet de rette personer til at varetage god arkivering.

Konklusion

Hvis langtidsopbevaring er vigtig af hensyn til juridiske tvister, lovgivningen, patientsikkerhed, forretningskontinuitet, due-diligence eller af andre årsager, bør du overveje at gøre det rigtigt.

Det vil være fornuftigt at oprette et digitalt arkiv med de rigtige systemer og bemandet med den rigtige ekspert på området. Både ud fra et praktisk, økonomisk og forretningsmæssigt synspunkt.